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        建立工作的報備機制

        2020-09-07 16:42:45

        2020年8月31日,在周一經理例會上,總經理王風華先生闡述了建立工作報備機制的意義和必要性。工作報備機制是每天下班前管理干部對著工作清單把下屬、自己一天的工作內容全部梳理一遍,在OA“工作報備欄”上,對著工作清單,已完成的打鉤,沒有完成的工作內容應報備原因,并給出彌補措施。同時把工作報備機制納入預警系統。

         

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        一、建立工作報備機制避免犯無能之錯

        公司的中高層管理干部都讀過《清單革命》這本書,作者阿圖·葛文德認為:人類的錯誤分為兩類,一類是“無知之錯”,無知之錯是因為我們沒掌握正確的知識而犯下的錯誤,這類錯誤可以原諒;另一類是“無能之錯”,無能之錯是因為我們掌握了正確的知識,但卻沒有正確的使用而犯下的錯誤,這類錯誤不被原諒。管理者的職能是管人、理事、造物。只要管人和理事這兩個職能發揮好了,造好物也就是自然而然的事。在我們日常管理工作中,每天要面對很多員工,要處理很多繁雜的事務。公司自2019年8月就要求人力資源部通過工作分析,依據崗位職責給每個崗位建立工作清單,其目的就是讓我們的工作人員理好事。如果管理手頭沒有一份工作清單,每天的工作就如同沒頭的蒼蠅,不知道自己該干什么,首先從哪些工作做起,哪些工作是主要的,哪些工作是緊急的……建立工作報備機制是為了防止工作的漏失,避免無能之錯,它也是我們“日清日畢”的一部分。

         

        二、建立工作報備機制可審視自己的不足

        工作報備機制規定的周期分為天、周、月,每一次報備也是對工作結果的一次回顧和審視。工作報備是做好各項工作的重要管理措施,通過它可以全面地、系統地了解以往的工作情況,可以正確認識以往工作中的優缺點;可以明確下一步工作的方向,少走彎路,少犯錯誤,提高工作效益??偨Y和報備還是認知自我的重要手段,它可以使零星的、膚淺的、感性認識上升到全面的、系統的、理性認識上來。從這些認知中,我們可以找到自身能力的不足,并根據這些不足通過學習來提高自己的專業技能,最終提升自己專業化和素質化程度。

         

        三、建立工作報備機制可營造信賴文化

        信賴文化不只是體現在人與人的情感方面,也體現在工作方面。工作方面的信賴是建立在上司對下屬信任、放心的基礎上,即從業務到生產每項工作都應做到位,讓上司產生信賴感。一些管理干部對上司交辦的事和本職工作的事沒有做好或沒按期完成,不是及時向上司報備和找自身原因,而是忙于隱瞞、解釋或推諉,這實質上是一種不誠信的行為,也會增加企業的成本。比如為了讓某一項工作能按公司或客戶要求執行,公司迫不得已會增加一些監督部門、設置一些監督崗位,來提醒和監督你把工作做好,這無形中就增加了人力資源成本。要想讓上司放心就應把上級交辦的事項列入工作清單,每天第一時間去做,并盡職盡責去按期完成。如果是一個需要長期實施的項目,且不能按計劃完成任務或未達成階段目標,我們應每天下班前向上司報備進度、原因、彌補措施和執行計劃。對上司交辦的事項或工作職責范圍的事情,我們不能讓上司重復講、天天盯還不能出結果,更不能讓上司對自己或團隊失去信賴感,導致上司患得患失。實施工作報備可以從機制上解決以上這些問題,通過長期的堅持,從而在團隊內部營造一種“你辦事,我放心”的信賴文化。

         

        建立工作報備機制既可以彌補工作中的漏失,避免發生無能之過;也可以通過報備來審視自己工作和能力的不足;同時還能在團隊內部建立互信的企業文化。希望各部門根據崗位職責,實事求是的把工作內容列入工作清單,并按照公司的要求對自己工作的完成情況進行及時報備。

         


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