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        科學的預警機制是企業快速解決問題的有效途徑

        2020-06-29 11:04:48

          2020622日,在總經理辦公會上,總經理王風華先生闡述了科學的預警機制是企業快速解決問題的有效途徑,并著重強調了公司的預警機制應滿足以下三個要求,即確保出結果、防微杜漸和預警設置要科學。


        公司建立財務、交期、品質、產量、效率、績效、人員管理等各類預警機制,其目的是減少管理層因判斷問題是否發生而浪費時間,減少問題或異常帶來的損失,有利于管理者快速做出決策和采取相應措施。預警機制要想在企業內部管理起到預防、決策、執行等方面的警示和參考作用,就必須滿足以下三個要求。


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        一、預警要及時,并能確保出結果

        預警機制要做到兩個及時,即預警時間要及時,介入處理的行動要及時。如果預警的時間過于滯后,即使我們在收到預警信息就介入處理,對結果也是于事無補。不能改變結果和不能挽回損失的預警系統形同虛設,也就失去預警的意義。就好比亡羊補牢的寓言中,如果等到羊讓狼吃光了再發出警示的話,即使后期你把羊圈修繕得再牢固,也改變不了羊圈里沒有羊的結局。從交期類預警來說,比如我們太陽鏡訂單,客戶要求的生產周期是45天,如果在客戶要求發貨的前一兩天收到物料異常的預警信息,既使公司高層介入處理,恐怕也難確保訂單能按期出貨,最終還是改變不了客戶投訴、交期扣款,甚至是取消訂單的結果。所以說,預警系統一定要圍繞確保出結果來規劃和設置。


        二、預警機制應起到防微杜漸的作用

        1、預警應起到防微杜漸的作用就是在問題發生的萌芽期就開始預警。要在蝴蝶的翅膀開始顫動時就發出警示信息,而不是等蝴蝶已經起飛了、問題已經惡化了才警示相關責任人。公司的五級預警包括:一級是基層管理、二級是部門經理、三級是副總、四級是運營總監、五級是總經理。在解決問題時,我們要在問題發生的初始階段就著手處理,在一級預警時我們的基層干部就要正視問題,并尋求資源解決問題。而不是等問題拖了很久,病入膏肓或者說預警到第五級才被動的去解決問題。公司一直強調,讓管理工作回歸到基層,是因為基層干部是最先收到預警信息的人,也是問題或事故處理的第一責任人,我們要讓一級責任人學會擔當和提高解決問題的能力。


        2、預警系統應由被動監測升級到主動監測。我們公司很多人都買了私家車,有的車輛配制了主動胎壓監測系統,有的車輛只配制被動胎壓監測系統。被動胎壓監測系統是當胎壓低于或高于警戒點時,系統就會自動報警。主動胎壓監測系統是只要你啟動發動機,你就可以知道四個胎壓的實際值,當然主動胎壓監測系統也兼具被動胎壓監測系統的自動報警功能。我們公司早期開發的亮燈看板和近期開發的員工效率預警系統也屬于主動監測系統。通過亮燈看板我們能了解各車間最新的產出動態。如果亮燈看板出現紅燈時就表示在這一段時期內某車間的產量未達標,有可能在生產過程中出現異常。這時候,我們的中高層干部就應到生產現場了解情況和解決問題。員工效率預警系統是下班后預警系統就會把當天任務完成情況和效率達成情況通過短信發給每一個員工,讓員工知道自己每天的工作業績。如果某一名員工沒有達成當天的工作任務,預警系統還會發短信給他的直接上司,讓其上司第二天就開始關注這名員工的效率和任務達成情況。主動監測系統的好處是員工每天都能了解自己的目標達成情況,而不是等到月底才能發現自己因為效率未達標導致工資比其他人低很多。


        三、預警點要科學

        在預警系統前期規劃時,策劃人員要做好前期調研工作,多到現場了解情況,這樣才能確保預警系統在應用過程中接地氣。預警系統既要滿足大眾化需求,也要符合定制化口味。就像工作服,我們在訂購衣服時,所有的工衣不能只有一個尺碼,因為每個人的身材有胖有瘦,有高有矮。對于交期、品質、效率等預警系統而言,我們的預警點和預警指標的設置應基于客戶需求、產品結構、工藝流程等實際情況,不能只有一個標準。比方說,我們的采購周期一般是兩周,但是不同的客戶、不同產品的周期是不一樣的。如果用同一個模型去套,預警系統就不能為管理者的決策和快速反應提供參考依據。


        總之,預警機制是企業根據不同的管理指標進行重點監測,并確定每項指標的警戒標準,通過監測和發現危機是否出現,便于警示決策者和管理者分析問題、預防問題、解決問題,并及時解除企業在運營過程中的潛在風險。

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